ANALISIS DAN PERANCANGAN SIL

BAGIAN II

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LABORATORIUM

Sistem Informasi Laboratorium berperan didalam mengurangi terjadinya kesalahan dalam setiap proses yang ada di dalam laboratorium. Sebagai seorang TLM apa yang akan Anda lakukan jika manajemen meminta Anda untuk menganalisis kebutuhan pengadaan sistem informasi laboratorium ? 

Untuk menjawab hal tersebut diatas maka pada Bab ini kita akan membahas tentang analisis dan perancangansistem informasi laboratorium sebelum membahas lebih jauh mari kita samakan persepsi tentang Bab ini dengan melihat gambaran umum dari analisis sistem sebagai berikut :

Ketika kita sakit, dokter akan meberikan obat sebagai alat untuk menyembuhkan. Ketika kendaraan kita mengalami masalah, bengkel akan mengirim tehnisi untuk memperbaikinya. Jika perusahaan menginginkan aktivitas usahanya bekerja dengan lebih produktif dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih baik, maka komputer dijadikan andalan untuk memecahkannya. Jadi obat, teknisi dan komputer adalah alat yang dapat memecahkan masalah-masalah yang kita hadapi. Dalam suatu sistem yang lebih kompleks, seperti sistem informasi manajemen dalam suatu organisasi atau perusahaan, maka masalah yang timbul pun akan lebih kompleks lagi, karena satu saja subsistem mengalami masalah akan berakibat pada aktivitas subsistem yang lainnya.

Dalam proses perancangan sistem informasi, keberadaan analisis menjadi sangat sentral dan strategis, karena hasil analis yang tepat dan baik, akan mebuat perancangan menjadi lebih mudah dan hasil perancangan sistem jug dapat mudah diterima oleh pengguna.

Bagian ini menyajikan 3 topik bahasan yaitu :

• Topik 1. Gambaran Umum Analisis dan Perancangan Informasi
• Topik 2. Proses Bisnis di Laboratorium
• Topik 3. Pemilihan Model Pengembangan Sistem Informasi Laboratorium

 

Secara rinci, materi yang akan dibahas ini adalah :

1. Pemilihan metodologi pengembangan sistem informasi laboratorium

2. Tahapan analisis dan perancangan sistem informasi laboratorium

3. Definisi proses bisnis

4. Alur proses bisnis laboratorium

5. Gambaran umum sistem informasi laboratorium

6. Fitur-fitur sistem informasi laboratorium

Topik 1

Gambaran Umum Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

 

Menurut Fahmi Hakam (2016 : 113), analisis dan perancangan sistem informasi adalah suatu pendekatan yang sistimatis dan terarah, untuk mengidentifikasikan masalah dan kebutuhan,serta tahap perancangan Sistem Informasi Laboratorium, sehingga nantinya sistem informasi yang dihasilkan dapat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari pengguna. Secara umum tujuan analisis dan perancangan sistem informasi adalah :

1. Identifikasi masalah

Sebagai seorang TLM Anda harus dapat mengidentifikasikan permasalahan yang terjadi dalam kegiatan laboratorium. seperti mengganggu alur proses. Misalnya anda menemukan permasalahan yang mengganggu alur proses sebagai seorang TLM yang Anda lakukan membuat model penentuan akar masalah lalu lakukan skoring sehingga didapatkan permasalahan yang mengharuskan laboratorium tempat Anda bekerja menggunakan sistem informasi laboratorium

sebagai solusi dari permasalahan yang ada. Hal ini penting dilakukan dan dibicarakan dengan jajaran manajemen.

2. Identifikasi arus data dan arus informasi,

3. Perancangan sistem informasi

Dalam kegiatan ini urutan dari setiap proses atau tahapan menjadi sangat penting, karena nantinya akan sangat menentukan hasil yang dicapai. Proses identifikasi masalah, kebutuhan dan kesiapan sistem, akan menjadi faktor kunci yang akan memudahkan seorang pengembang dalam merancang sebuah sistem informasi.

Dalam proses perancangan sistem informasi, keberadaan analisis menjadi sangat sentral dan strategis, karena hasil analis yang tepat dan baik, akan mebuat perancangan menjadi lebih mudah dan hasil perancangan sistem jug dapat mudah diterima oleh pengguna.Dari pembahasan tentang gambaran umum analisis dan perancangan sistem informasi dapat kita simpulkan bahwa begitu pentingnya analisis ini dilakukan.

A. PEMILIHAN METODELOGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pemilihan dan penentuan metode pengembangan sistem sangat diperlukan, sebelum proses atau kegiatan perancangan sistem dimulai. Metode yang akan dipilih menjadi sangat penting, karena akan mempengaruhi tahapan proses, waktu dan biaya yang direncanakan. Dalam memilih metode pengembangan sistem informasi, pimpinan dalam sebuah organisasi harus mempertimbangkan beberapa aspek yaitu waktu yang dibutuhkan, biaya yang dikeluarkan, sistem yang akan dikembangkan, kemampuan SDM. Sehingga proses pengembangan sistem informasi menjadi efektif dan efisien serta berdasarkan pada keinginan dan kemampuan dari organisasi tersebut.

Dalam pengembangan sistem informasi, baik pengembangan dengan pendekatan proyek ataupun penelitian harus mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan masing masing metode, serta tingkat kompleksitas dari sebuah sistem. Sebagai ilustrasi dapat digambarkan Metodelogi Pengembangan Sistem Informasi Laboratorium sbb :

B. TAHAPAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

1. Analisis Sistem Saat Ini

Mengidentifikasikan penggunaan dan pemanfaatan sebuah sistem, sampai dengan proses kerja sebuah sistem, yaitu dari mulai masukan ( input ), proses, keluaran ( output )

 

sistem informasi. Dalam tahapan ini biasanya seorang TLM akan mencoba mengidentifikasikan bagaimana perilaku pengguna, prosedur, pola dan kondisi dari sistem secara menyeluruh. Sehingga nantinya TLM dapat memahami bagaimana penerapan sistem diorganisasi tersebut secara detail.

2. Analisis Masalah

Mengidentifikasikan masalah dari sudut pandang pengguna sistem, organisasi dan teknologi, serta penyebab masalah tersebut. Dalam tahapan ini dibutuhkan seorang TLM yang mampu mengidentifikasikan segala hambatan, penyebab dan permasalahan yang ada, kemudian membuat daftar masalah yang harus dijadikan perhatian, serta dicarikan alternatif pemecahan masalah. Permasalahan yang dapat timbul pada tahap pranalitik ketika kita tidak menggunakan sistem barcode adalah kesalahan dalam penulisan identitas pasien, kemudian sebagai TLM maka dapat menganalisis hal tersebut sebagai hal yang dapat menimbulkan masalah terhadap keselamatan pasien. Karena pelayanan kesehatan sekarang ini berorientasi pada keselamatan pasien.

3. Analisis Kebutuhan Sistem

Mengidentifikasikan terkait kebutuhan dari model sistem yang nantinya akan dikembangkan, meliputi input data, proses dan laporan serta tampilan yang diinginkan pada sistem baru. Pada tahap ini dibutuhkan seorang TI yang dapat mampu mengidentifikasikan dan menerjemahkan kebutuhan dari user kepada pengembang Tahapan ini sering disebut sebagai tahapan yang cukup sulit dan memakan banyak waktu, karena hasil dari analisis kebutuhan yang baik akan menghasilkan rancangan sistem yng baik pula. Dengan demikian seorang TLM harus mempunyai pengetahuan dan kemampuan yang baik untuk dapat memahami proses ini melalui pengembang yang akan membuat sistem ini.

4. Desain dan Perancangan Sistem

Adalah tahapan kegiatan yang dilakukan dalam merancang atau membuat desain secara rinci dari sebuah sistem. Desain atau rancangan sistem juga sering disebut sebagai prototype sistem, yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dari pengguna. Perancangan merupakan penghubung antara spesifikasi kebutuhan dan implementasi, serta merupakan hasil rekayasa representasi terhadap sesuatu yang hendak dibangun. 

Hasil rekayasa refresentasi terhadap sesuatu yang hendak dibangun. Hasil perancangan harus dapat diukur kualitasnya. Dalam perancangan menekankan pada solusi logis mengenai operasi dan proses kerja suatu sistem. Dalam perancangan sitem informasi, biasanya dimulai dari merancang proses bisnis sistem dari yang umum, sampai yang paling rinci. Proses bisnis atau alur data sistem dapat digambarkan dengan menggunakan diagram konteks, data flow gram dan flow chart sistem. Setelah perancangan bisnis proses selesai, masuk ketahapan merancang input data sistem, yaitu merancang basis data dan kemudian merelasikan antara tabel atau entitas yang ada.

Tahap terakhir adalah merancang module dan tampilan antar muka sistem, yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

 

5. Uji Coba dan Evaluasi Kelayakan Prototipe Sistem

Fase akhir dari perancangan sistem secara umum, adalah menguji kelayakan prototipe sistem. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi prototype sistemini, penilaian kualitas rancangan sistem dan uji coba, harus dilakukan secara menyeluruh, agar pengguna dapat mengetahui apakah rancangan sistem sudah sesuai dengan kebutuhan.

Pada fase ini memungkinkan terjadinya perbaikan dan perubahan rancangan atau prototipe sistem, jika rancangan belum selesai dengan kebutuhan dan penambahan fitur yang diinginkan oleh pengguna. Rancangan sistemkemudian direview dan disetujui oleh TLM dan didokumentasikan. Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh, adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancngan sebelum tahap implementasi sistem, maka prototipe sistem harus diperbaiki kembali.

Penilaian kelayakan prototipe sistem, dapat dilakukan dengan cara wawancara langsung dengan Anda dan membuat kuesioner, untuk mengukur secara kuantitatif persepsi TLM terhadap rancangan prototipe sistem.

6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem

Pada fase implementasi dan pemeliharaan sistem seorang TLM harus memahami bagaimana cara penggunaan sistem dan pemeliharaannya. Berikut cara penggunaan sistem dn cara pemeliharaannya. Berikut merupakan tahapan kegiatan dalam implementasi dan pemeliharaan sistem :

• Pembagian tugas untuk implementasi sistem baru ( TLM, pengawas).
• Sistem siap untuk diinstal dan dioperasikan.
• Pelatihan dan bimbingan tentang penggunan sistem kepada pengguna (user).
• Implementasi, menyusun laporan implementasi dan prosedur perawatan . sistem, serta melakukan monitoring secara berkala

Pengembangan Sistem Informasi Laboratorium

Desain Sistem Informasi Laboratorium merupakan sekumpulan dari model model terhubung yang menggambarkan hubungan dari sebuah sistem. Arsitektur informasi adalah desain komponen komputer secara keseluruhan (termasuk sistem jaringan), untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan organisasi yang spesifik. Arsitektur tehnologi informasi berguna sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi cetak biru (blueprint) untuk rencana dimasa datang. Tujuan dari arsitektur Sistem Informasi Laboratorium adalah supaya bagian teknologi informasi memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis strategis laboratoriium.

Oleh karena itu arsitektur informasi memadukan kebutuhan informasi, komponen sistem informasi dan teknologi pendukung. Sedangkan arsitektur sistem dan teknologi informasi dapat dipecah menjadi

4 level, yaitu :

a. Business Architecture

b. Functional Architecture

c. Software Architecture

d. Network Architecture

 

Arsitektur teknologi informasi berguna sebagai penuntun bagi operasi atau implementasi sistem untuk arahan dimasa datang. Dalam prakteknya arsitekture yang berjalan didalam jaringan, dapat dibagi tiga jenis architecture (Network Atchitecture), yaitu :

a. Arsitektur Terpusat

b. Arsitektur Tersebar

c. Arsitektur Client/Server

Desain pengembangan Sistem Informasi Laboratorium yang saat ini dilakukan adalah model Client/server. Integrasi demografi data pasien dari Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) ke Sistem Informasi Laboratorium (SIL) mengunakan protocol Health Level Seven (HL7). Apakah yang dimaksud dengan HL7? HL7 adalah alah satu standar American National Standards Institute (ANSI) yang telah terakreditasi oleh Standards Developing Organization (SDO) dan digunakan dalam sistem pelayanan kesehatan.HL7 berisi templates (tabel dan field) untuk merancang validasi dan verifikasi input data dalam suatu sistem medis.

A. GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI LABORATORIUM

Informasi dan alur pelayanan menggambarkan hubungan kerja melalui penetapan garis kewenangan dan tanggung jawab, komunikasi dan alur kerja agar diperoleh fungsi yang optimal melalui unit-unit terkait (koordinasi). Hal ini menjamin bahwa masing-masing petugas memperoleh pengertian mengenai tugas dan fungsi yang diharapkan, melengkapi mereka dengan mekanisme untuk mengerti dengan jelas tanggung jawab mereka dan kepada siapa harus bertanggung jawab. Sistem informasi laboratorium kesehatan adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,mengolah, mengambil dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh laboratorium kesehatan tentang kegiatan pelayanannya untuk pengambilan keputusan manajemen.

Tujuan utama dari sistem informasi laboratorium kesehatan adalah mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data dengan serapi mungkin,mudah dibaca dan tepat waktu. Penyajian data laboratorium yang lebih rapi dan tepat waktu selain dapat juga dimanfaatkan di luar penggunaan tradisional, seperti untuk mempengaruhi perubahan pola perintah dokter,memantau perubahan pola kerentanan antibiotik secara lengkap, dan melakukan kajian lini produk serta penentuan biaya.1Pada sistem informasi laboratorium kesehatan, input adalah : 1)Form pendaftaran pasien dan sampel dan permohonan pemeriksaan, 2)Register pemeriksaan pasien klinis dan non klinis; 3) Daftar jenis dan tariff pemeriksaan sesuai daftar retribusi pelayanan laboratorium; 4) Register hasil pemeriksaan klinis dan non klinis; 5) Buku pencatatan pemakaian reagen, 6) Form laporan hasil pemeriksaan klinis dan non klinis.

Proses dalam sistem informasi laboratorium kesehatan berupa kegiatan pengelolaan pelayanan laboratorium meliputi: 1) Pencatatan data pasien, data sampel, data instansi, data jenis dan tarif pemeriksaan,hasil pemeriksaan, data reagen dan pemakaian reagen, data pemeriksa;2) Perhitungan biaya pemeriksaan; 3) Perhitungan statistik laboratorium meliputi cakupan pemeriksaan laboratorium, rerata jumlah pemeriksaan per hari; 4) Perhitungan jumlah pemakaian reagen pemeriksaan; 5)Perhitungan jumlah pendapatan laboratorium per periode waktu serta perhitungan angka pencapaian target pendapatan.

Output dalam sistem informasi laboratorium kesehatan berupa informasi mengenai biaya pemeriksaan, laporan hasil pemeriksaan laboratorium klinis dan non klinis, rekapitulasi hasil dan riwayat pemeriksaan laboratorium, laporan statistik hasil pemeriksaan, laporan keuangan, laporan pemakaian reagen, laporan pengguna layanan (pelanggan). 

Subsistem yang membentuk sistem informasi laboratorium kesehatan adalah: pasien/pelanggan, bagian pendaftaran/pembayaran retribusi, bagian keuangan, bagian pelaksana teknis, kepala laboratorium.

Proses informasi pada tiap sub sistem saling berhubungan satu dengan lainnya untuk menghasilkan informasi secara keseluruhan dari sistem informasi laboratorium di untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat Pada umumnya sistem informasi laboratorium terdiri atas:

a. sistem informasi pelayanan

b. sistem informasi kepegawaian

c. sistem informasi keuangan/akuntansi

d. sistem informasi logistik.

Pengertian alur pelayanan oleh pelaksana di laboratorium lebih menunjukan kepada aspek pemeriksaan mulai dari pra analisis, analisis dan pasca analisis, sedangkan oleh pemakai jasa adalah ketepatan dan kecepatan hasil pemeriksaan. Dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah dengan menggambarkannya pada system flow.

1. System Flow Penerimaan Pasien

Pada System Flow penerimaan pasien ini, pertama-tama pasien melakukan pendaftaran serta menyerahkan surat pemeriksaan. Surat pemeriksaan tersebut kemudian diberikan kepada petugas administrasi. Sistem akan menampilkan data pasien yang sudah ada. Petugas administrasi akan mengecek status pasien dan petugas administrasi akan menampilkan data pasien, pemeriksaan dan data dokter. Data dokter digunakan untuk mengetahui berapa kunjungan pasien kemudian petugas administrasi akan memasukkan  data-data tersebut  dan selanjutnya memasukkan data-data tersebut ke dalam database yang sudah terkomputerisasi sehingga petugas administrasi bisa melihat histori pemeriksaan pasien dan dokter dalam periode tertentu.

Proses selanjutnya membuat bukti pembayaran yang digunakan untuk bukti bahwa pasien tersebut sudah melakukan pendaftaran dan transaksi pemeriksaan. Pada bukti pembayaran terdapat 2 lembar yaitu untuk lembar pertama digunakan untuk pasien dan lembar kedua untuk diarsipkan. Kemudian, setelah pasien mendapatkan bukti pembayaran maka akan melakukan pembayaran. 

2. System Flow Pemeriksaan

Pada System Flow Pemeriksaan ini, pertama tama dimulai dari petugas administrasi menyerahkan jenis pemeriksaan yang didapat dari pendaftaran pasien kepada petugas Kemudian, pada bagian laboratorium akan melakukan pemeriksaan sesuai dengan apa yang ada di formulir pemeriksaan. Proses selanjutnya, menginputkan hasil pemeriksaan jika sudah selesai. Dengan menginput data, maka hasil pemeriksaan tersebut akan disimpan di dalam database secara komputerisasi sehingga bagian laboratorium bisa melihat histori pemeriksaan jika sewaktu waktu dokter pemberi rujukan menanyakan hasil pemeriksaan pasien tersebut. Kemudian, hasil pemeriksaan tadi diberikan kepada pasien. 

3. System Flow Pemesanan Reagen

Pada bagian System Flow Pemesanan Regen ini, dimulai dari bagian laboratorium mengecek persediaan reagen dari  data  reagen. Apakah persediaan  reagen  habis.  Jika tidak maka proses akan berakhir. Tapi jika persediaan reagen habis petugas lab akan menginputkan data pesanan pembelian apa saja yang sudah habis dan menyimpan data pesanan tersebut kedalam database yang sudah terkomputerisasi sehingga petugas bisa melihat reagen apa saja yang sudah dipesan.

Proses selanjutnya, membuat surat order yang terdiri dari 2 lembar surat order. Dari surat order tersebut petugas meminta persetujuan kepada manajer untuk di cek apa sesuai dengan reagen yang sudah habis. Apakah surat order tersebut disetujui  apa  tidak.  Jika  tidak maka surat  order  tersebut  dikembalikan  kepada petugas  lab  untuk  melakukan revisi dari data pemesanan, setelah selesai merevisi surat order  tersebut  akan  dikembalikan kepada pimpinan.

Kemudian,  jika  surat  order  tersebut  diterima  maka  pimpinan  akan menandatangani  surat  order  tersebut,  setelah ditandatangani  oleh   pimpinan   surat order yang pertama diberikan kepada bagian gudang dan surat kedua disimpan untuk dibuat arsip yang digunakan untuk mencocokkan data pemesanan. 

4. System Flow Penerimaan Reagen

Pada System Flow Penerimaan Reagen, di mulai dari petugas lab melihat data pesanan dari database dismpan dan terkomputerisasi. Kemudian, petugas akan mengecek order pesanan dari suppliersesuai apa tidak dengan apa yang sudah dipesan. Jika tidak maka sistem akan selesai. Dan jika sesuai maka petugas lab akan mengubah persediaan reagen dari data yang terkomputerisasi. Selanjutnya, karyawan bagian keuangan akan melakukan pembayaran sesuai dengan biaya dari keseluruhan reagen yang dipesan.